Cosa sono i servizi di contabilità in outsourcing - una panoramica completa del concetto e le istruzioni passo passo su come utilizzare il servizio + 4 suggerimenti su come scegliere un outsourcer affidabile

Cosa determina il costo dei servizi contabili in outsourcing? Chi offre outsourcing di qualità della contabilità e della contabilità fiscale? Come scegliere un appaltatore di servizi contabili?

Ciao, lettori del sito "KhiterBober"! Benvenuti ad Anna Medvedeva. Nel nostro articolo considereremo un nuovo concetto per molti servizi di contabilità in outsourcing.

L'articolo sarà utile sia ai proprietari che ai dirigenti delle grandi imprese, nonché ai rappresentanti delle piccole e medie imprese.

Contabilità è un eterno mal di testa per i dirigenti: costanti cambiamenti nella legislazione, un contabile contabile confuso qualcosa nella segnalazione, o semplicemente inaspettatamente uscire. Cosa fare Stesso a capire queste montagne di carta?

In realtà, tutto è molto più semplice. È possibile trasferire la contabilità di una società di terze parti, che sarà responsabile dell'accuratezza, accuratezza e tempestività di tutte le contabilità, e sarà sufficiente inserire le proprie firme nei report e non preoccuparsi di nulla.

Iniziamo in ordine!

1. Cos'è l'outsourcing dei servizi di contabilità e quando può essere necessario?

L'outsourcing è un'attrazione per la cooperazione di organizzazioni esterne, che si assumono alcune delle responsabilità nel lavoro dell'impresa. Ciò riguarda le aree che non sono fondamentali per le attività dell'organizzazione.

Servizi contabili di outsourcing - Questo è un trasferimento completo della contabilità della società all'azienda di outsourcing, competente in questo campo, o un singolo outsourcer specialista.

Gli obiettivi principali e i motivi per passare all'outsourcing:

  • riduzione del rischio (multe, sanzioni o anche chiusura forzata dell'organizzazione);
  • riduzione dei costi (che è particolarmente importante in caso di crisi o bassa attività finanziaria dell'impresa);
  • maggiore flessibilità aziendale;
  • ridurre il numero di dipendenti a tempo pieno;
  • basso reddito aziendale;
  • l'incapacità di mantenere lo spazio ufficio;
  • apertura di rami;
  • attività di compagnie straniere.

esempio

Una grande azienda tedesca apre un ufficio di rappresentanza a Mosca. Non avendo alcuna esperienza lavorativa nella Federazione Russa e non essendo a conoscenza di tutte le complicazioni della legislazione finanziaria in Russia, i rappresentanti sono giunti alla conclusione che sarebbe stato difficile e non redditizio trattare in modo indipendente la contabilità.

Dopo aver analizzato il mercato dei servizi di outsourcing, la direzione dell'azienda si è concentrata su un'azienda idonea, ha firmato un contratto e fino ad oggi è una vera collaborazione.

L'innovazione può giustificarsi al 100% e può essere completamente non redditizia. Pertanto, è necessario studiare bene il problema. E non solo l'idea in sé, ma anche la sua accettabilità nel tuo caso particolare.

Vantaggi e svantaggi dell'outsourcing contabile:

vantaggicarenze
1Riduzione dei costi di mantenimento della contabilità a tempo pieno (salari, imposte, manutenzione di locali e attrezzature, acquisizione di programmi speciali, sviluppo del personale).Non è molto conveniente controllare i registri contabili, poiché lo specialista potrebbe trovarsi a una certa distanza da te.
2L'assenza del fattore umano (ferie, assenze per malattia, maternità e altre situazioni in cui un contabile è temporaneamente assente).Gli specialisti di terze parti potrebbero non comprendere appieno le caratteristiche dei processi di produzione della tua azienda.
3Alto livello di formazione di professionisti in outsourcing, vasta esperienza e costante consapevolezza delle innovazioni della legislazione.Il servizio di alta qualità è possibile solo con la collaborazione di una società di outsourcing affidabile, che non è molto facile da trovare.
4La capacità di concentrare tutte le risorse dell'impresa sull'attività principale.Dovremo adattare il processo di interazione con la società di outsourcing e dedicare un po 'di tempo a questo, o addirittura mettere da parte per questo dipendente speciale.

Ulteriori dettagli possono essere trovati nell'articolo di revisione "Outsourcing".

2. Che cosa include l'outsourcing contabile: una panoramica delle funzioni principali TOP 5

Passando ai servizi della società di outsourcing, riceverai un servizio di contabilità completo per la tua azienda, che non si limita al mantenimento di report di routine. Le funzioni dell'outsourcer sono molto diverse. Considera i principali.

Funzione 1. Elaborazione e sistematizzazione della documentazione primaria

Questo è il lavoro con tutti i documenti necessari per la segnalazione. In questo elenco sono incluse note di spedizione, fatture, certificati di completamento, estratti conto, ricevute, ordini di pagamento, ricevute e ordini di spesa e altri documenti.

Inoltre, la correttezza della registrazione e della conservazione dei documenti primari viene sempre considerata dall'autorità fiscale durante un'ispezione ordinaria o non programmata. Se ci sono incongruenze con la legislazione attuale, la società di outsourcing metterà in ordine il tuo archivio.

Funzione 2. Creare un registro contabile primario

Questo è un documento in cui i dati della documentazione primaria si riflettono in qualsiasi forma. I registri sistematizzano le informazioni e la loro compilazione è una fase preparatoria prima della segnalazione.

Nel registro primario vengono visualizzati non più la fonte e i dati operativi. È compilato, di solito sotto forma di tabella, in cui sono inseriti tutti i dati dei documenti primari.

Funzione 3. Automazione della contabilità

L'attività finanziaria dell'impresa si riflette in un gran numero di documenti. In modo che tutta la documentazione è stata mantenuta nell'ordine corretto, è stata introdotta l'automazione obbligatoria e la contabilità è diventata quasi il suo primo oggetto.

Nella legislazione finanziaria compaiono costantemente nuove disposizioni. Una società di outsourcing specializzata solo in servizi di contabilità è solitamente sempre aggiornata con tutte le novità nel proprio settore e acquisisce rapidamente nuove versioni di software di contabilità.

Funzione 4. Manutenzione della documentazione primaria

Per preparare correttamente la rendicontazione contabile e fiscale, è necessario essere in grado di completare correttamente la documentazione primaria. Competenze simili sono necessarie per compilare un elenco completo delle entrate e delle spese dell'organizzazione.

Il mantenimento della documentazione primaria richiede una conoscenza approfondita delle regole, dei regolamenti e dei metodi di calcolo delle tasse. Dopotutto, tutto il lato finanziario della tua azienda dipende da questo.

Funzione 5. Formazione e consegna di rapporti fiscali

Il codice fiscale prescrive di inviare i report in un periodo di tempo abbastanza ristretto. C'è anche un modulo speciale per compilare una dichiarazione dei redditi. Sia il primo che il secondo devono essere rigorosamente osservati.

Gli specialisti della società di outsourcing, essendo a conoscenza di tutte le sottigliezze, organizzeranno tutto secondo gli standard. Se la segnalazione viene inviata elettronicamente, esiste un programma speciale per questo. Per iscritto - per posta raccomandata per posta o di persona presso l'autorità fiscale.

3. Come passare all'esternalizzazione dei servizi di contabilità: istruzioni dettagliate per le start-up di business

Ora vediamo come si svolge l'intero processo di trasferimento della contabilità all'outsourcing. In linea di principio, niente di complicato. La cosa principale è un'azione sistematica.

Passaggio 1. Analisi dello stato degli affari interni della società.

Il primo passo è determinare quanto sia appropriato utilizzare i servizi di una società di outsourcing. Spesso il problema non risiede nel basso livello di qualificazione del personale contabile, ma nella cattiva organizzazione del lavoro.

Può trattarsi di una distribuzione non uniforme delle responsabilità tra i dipendenti (qualcuno è sovraccarico e solo fisicamente non ha il tempo di fare tutto, e qualcuno è inattivo). O altri dipartimenti non passano in tempo ai documenti contabili necessari per ulteriori elaborazioni.

Passaggio 2. Prendere una decisione sul trasferimento della contabilità al contraente

Ora è necessario determinare la differenza nella retribuzione dei contabili e dei dipendenti della società di outsourcing. Per chiarezza, ti consigliamo di scrivere tutto nella tabella comparativa (preferibilmente in termini finanziari).

Qual è il costo dei servizi contabili in outsourcing? O si tratta di una contabilità completa, o della tariffa base o delle prestazioni di alcune operazioni separate. I servizi possono essere sia una tantum che permanenti.

Vale anche la pena tenere presente l'opzione di un trasferimento parziale dei casi all'outsourcing. Tuttavia, la pratica dimostra che il trasferimento di una gamma completa di attività di contabilità a un outsourcer consente di risparmiare fino al 40-60%.

Passaggio 3. Scegli una società di outsourcing

La scelta deve essere affrontata più che a fondo. Il successo della tua azienda dipenderà in gran parte dalla professionalità della società di outsourcing.

Cosa dovrebbe prestare molta attenzione quando si sceglie una società di outsourcing:

  • fama, periodo di esistenza e reputazione dell'azienda;
  • disponibilità del periodo di prova;
  • contratto legalmente competente;
  • garanzia di riservatezza;
  • disponibilità di revisione espressa gratuita;
  • sistema di prezzi flessibile;
  • rappresentazione dei tuoi interessi nelle autorità fiscali;
  • la possibilità di ottimizzazione fiscale per te;
  • alto livello di formazione professionale dei dipendenti della società di outsourcing;
  • accesso alla contabilità online.

Passaggio 4. Sviluppare le condizioni del contratto

Un contratto di outsourcing è fondamentalmente un contratto di servizio.

Al momento della sua stesura, ti consigliamo di prestare particolare attenzione ai seguenti punti:

  • elenco dei servizi da fornire;
  • termini per la fornitura di informazioni e risultati;
  • grado di responsabilità;
  • termini di risoluzione del contratto.

Avendo chiaramente scritto tutti i punti, evitando una formulazione che possa essere interpretata in due modi, ti proteggeresti da possibili errori e, quindi, otterrai una collaborazione di alto livello.

Passaggio 5. Concludiamo un contratto

Il contratto per i servizi di outsourcing può essere per periodi diversi. La legge non è regolamentata e dipende interamente dai compiti che tu hai impostato. Quando si stipula un contratto, elencare anche la possibilità della sua successiva estensione (rinnovo).

Raccomandiamo di prevedere la possibilità di risoluzione del contratto da parte di una delle parti prima della scadenza del periodo concordato con il rimborso delle perdite o il pagamento delle spese sostenute. Qui vale la pena prestare particolare attenzione alle condizioni del trasferimento delle informazioni.

Passaggio 6. Passaggio a un nuovo formato di lavoro

Le spese per i servizi di una società di outsourcing sono le spese di gestione e sono firmate nel contratto. In questo caso, l'imposta sul valore aggiunto non viene presa in considerazione.

Se in un certo periodo di tempo la documentazione contabile non è stata conservata a causa dell'assenza del capo contabile, allora gli specialisti dell'organizzazione esterna potrebbero prendere in mano il ripristino della contabilità. È solo necessario pre-registrarlo nel contratto.

Passaggio 7. Organizziamo il meccanismo di interazione e controllo con un outsourcer

Dopo aver firmato il contratto, è necessario trasferire alla società di outsourcing tutta la documentazione contabile. Si tratta di contratti di vendita, contratti di fornitura e servizi, ordini di lavoro, documenti per l'acquisto di beni immobili e tutto il resto.

Al termine del trimestre e del periodo di riferimento, è necessario presentare i documenti pertinenti con una firma all'autorità fiscale. Quando la società di outsourcing presenta una relazione annuale, è necessario compilare un registro generale di tutti i documenti che gli sono stati presentati nell'ultimo anno. Tutta questa documentazione ti viene restituita con un inventario.

Sotto la voce "Imprenditori di partenza", leggi anche le caratteristiche dell'outsourcing del personale.

4. Contabilità in outsourcing a condizioni favorevoli - una panoramica delle società di servizi TOP-5

Come già accennato, optare per una società di outsourcing dovrebbe essere scelto dopo un'analisi particolarmente attenta. Abbiamo selezionato diverse aziende e ti invitiamo a familiarizzare con i loro precedenti.

1) "I miei affari"

La società "I miei affari" è notevole soprattutto perché basa il suo lavoro sulle più moderne tecnologie. Contabilità online completa: dall'elaborazione della documentazione primaria alla reportistica.

Il lavoro del servizio "La mia azienda" è progettato in modo tale che sia ideale per USN, UTII, OSNO e Brevetto.

Ti viene offerta una scelta di 4 tariffe:

  1. "Segnalazione nell'FTS" - per singoli imprenditori senza dipendenti. Formati e inviati rapporti UTII o zero sull'USN.
  2. "Senza dipendenti" - per singoli imprenditori e società a responsabilità limitata senza dipendenti. Tasse e contributi sono calcolati. La segnalazione è generata e inviata. I documenti primari sono preparati e fatturati. L'inventario è effettuato. Si tengono consultazioni di esperti.
  3. "Fino a 5 dipendenti" - per IP e LLC con uno staff di massimo 5 dipendenti. Ai servizi della tariffa precedente è aggiunta la contabilità per i dipendenti.
  4. "Massimo" - per IP e LLC con uno staff di massimo 100 dipendenti. Tutti i servizi sono simili alla tariffa precedente, tenendo conto del numero di dipendenti.

Oltre al fatto che il servizio stesso esegue tutto il lavoro di contabilità, viene preso in considerazione il fattore tempo. Tutte le operazioni vengono eseguite immediatamente: lo scarico degli ordini di pagamento per l'invio alla banca, la formazione, la verifica e l'invio di rapporti, la riconciliazione con l'FTS per la presenza del debito, il calcolo dei contributi, i salari e gli altri pagamenti.

Servizio online assolutamente trasparente - la tua contabilità è sempre aperta per te. È possibile monitorare lo stato dei report presentati e dei pagamenti delle imposte e rintracciare le notifiche fiscali. Inoltre, è possibile fatturare autonomamente i clienti e persino verificare l'affidabilità delle future controparti.

Applicazione mobile contribuirà a monitorare completamente il flusso di cassa su tutti i conti correnti. Cioè, puoi controllare il tuo stato in qualsiasi momento.

La risorsa fornisce, tra l'altro, un'ampia consulenza: un avvocato, uno specialista del personale e un consulente fiscale. Andando sul sito Web dell'azienda My Business, è possibile ottenere tutte le informazioni necessarie.

Dato che l'azienda ha la piena responsabilità delle sue azioni, dichiara anche che tutta la sua responsabilità è assicurata per 100.000.000 di rubli. I numeri sono piuttosto impressionanti.

2) "Contabilità Plus"

La società è operativa dal 2009 ed è specializzata in contabilità, tasse e documenti del personale. La maggior parte degli specialisti di Accounting Plus sono membri della Camera dei consulenti fiscali e hanno esperienza nelle agenzie governative.

Nella gamma di servizi forniti servizi di abbonati, contabilità, gestione dei record di personale, rimborso IVA, supporto di audit fiscali.

I servizi sono forniti a tutte le persone giuridiche e ai singoli imprenditori.

3) "Soluzioni professionali"

Gamma completa di servizi contabili e legali. L'azienda ha lavorato per più di 10 anni e ha solo specialisti altamente qualificati nel suo staff che costantemente migliorano il loro livello professionale.

Un approccio individuale a ciascun cliente, una politica dei prezzi flessibile e relazioni con i clienti completamente trasparenti costituiscono la base della cooperazione dell'azienda con i propri clienti.

4) "Wiseadvice"

Come affiliata di 1C e membro dell'Associazione delle imprese europee, l'azienda ha circa 200 dipendenti e ha già oltre 5.000 clienti nella sua lista.

Outsourcing completo o parziale della contabilità, valutazione e consulenza competente, nonché un calcolatore per il calcolo del prezzo dei servizi direttamente sul sito. Inoltre alcuni buoni bonus.

5) "Garant ARS"

Gamma completa di servizi per l'organizzazione, la manutenzione e il ripristino della contabilità. L'azienda utilizza la tecnologia più recente e offre supporto remoto.

Lavorando dal 2000, il team "Garant ARS" può essere orgoglioso di una solida esperienza e di un alto livello professionale. L'azienda è una delle prime nel suo settore ed è considerata un partner affidabile.

5. Come scegliere un outsourcer di servizi di contabilità affidabile - 4 consigli utili per un principiante

Anche nel caso in cui contatti una società di outsourcing per una raccomandazione, ti consigliamo di esercitare una certa vigilanza. Ascolta i seguenti suggerimenti.

Suggerimento 1. Verificare se il fornitore esterno garantisce la riservatezza

Questo è uno dei requisiti più seri per i servizi di contabilità. Questo è molto importante, perché l'azienda che sarà coinvolta nella tua contabilità diventerà consapevole di tutte le sfumature della tua attività.

Pertanto, una clausola sulle condizioni di riservatezza delle informazioni deve essere presente nel contratto. Come opzione - puoi stipulare un accordo aggiuntivo.

È necessario ottenere una garanzia dall'outsourcer e tutti i dati (almeno in formato cartaceo, almeno in formato elettronico) rimarranno invariati e solo le persone autorizzate potranno accedervi.

Suggerimento 2. Informazioni sulla disponibilità di un periodo di prova per la fornitura di servizi di contabilità

Uno dei segni della solidità di un'azienda è quando può permettersi un pagamento minimo, o anche senza di esso, per offrire un periodo di prova per la fornitura di servizi in modo da poter valutare il livello di lavoro svolto.

Questo parlerà non solo della buona posizione finanziaria dell'azienda, ma anche della sua fiducia nella qualità dei servizi che fornisce. In un'azienda seria sanno che il risparmio nel periodo di test spesso porta alla perdita di un potenziale cliente.

Suggerimento 3. Prestare attenzione alla fama e alla reputazione dell'azienda.

Хорошо зарекомендовавшие себя компании существуют не менее 10 лет, имеют множество довольных клиентов и в поиске таковых не нуждаются, поскольку пользователи находят их сами. Такие компании находятся на хорошем счету и у налоговых органов.

Dal momento che la competizione è grande, l'azienda deve mantenere un livello elevato non solo in collaborazione con altre organizzazioni, ma anche all'interno dell'organizzazione. È rivelato nel processo di controllo interno.

Suggerimento 4. Leggere attentamente le recensioni dei clienti

L'opinione dei clienti indipendenti aiuterà a valutare il livello di lavoro della società di outsourcing. Le recensioni possono essere visualizzate sul sito Web della società, sui forum, nei social network, nelle valutazioni professionali, nei media e altre fonti.

Utilizza le raccomandazioni personali: sicuramente qualcuno dei tuoi amici o partner commerciali ha già esperienza di tale cooperazione. Prestare particolare attenzione alle recensioni negative: quelle positive potrebbero non riflettere sempre il quadro reale, ma quelle negative sono generalmente plausibili (ovviamente, se esistono).

Su ciò su cui devi concentrarti quando scegli un outsourcer, ti consigliamo di guardare un video interessante e utile.

6. 4 regole d'oro per un lavoro efficace con un appaltatore

Per un'interazione fruttuosa con un'organizzazione di terze parti, non è sufficiente solo concludere un accordo legalmente competente e rispettare tutte le sue clausole. In ogni cooperazione, il fattore umano svolge un ruolo importante.

Regola 1. Combina fiducia e controllo.

Dal momento che stai consegnando la tua documentazione finanziaria a specialisti esterni, naturalmente, ci dovrebbe essere la fiducia. Tuttavia, la fiducia non è un fattore rilevante per le imprese. Dovrebbe anche essere indicato chiaramente.

Di solito, il contratto non indica il personale che sarà coinvolto nella contabilità. Inoltre, possono cambiare durante il processo. Se è importante per te che solo alcuni specialisti specifici lavorano con la tua azienda, l'elenco dovrebbe essere approvato nel contratto.

Registra anche come il rapporto della società di outsourcing passerà al cliente. Non è necessario applicare attivamente rigorosa conformità a questa clausola, ma non si deve ignorare il fattore di verifica. Tu sei il cliente e hai il diritto di essere a conoscenza di tutte le operazioni che vengono eseguite con i tuoi documenti.

Regola 2. Delinea chiaramente le responsabilità di ciascuna parte.

L'accordo standard sui servizi di outsourcing stabilisce che la società di outsourcing è pienamente responsabile per la qualità e la tempestività del lavoro svolto. Se le scadenze vengono saltate, i rapporti sono compilati in modo errato, i calcoli non sono stati effettuati correttamente - in tal caso le multe e le sanzioni saranno pagate dall'esecutore.

Il cliente, a sua volta, è tenuto a fornire in tempo e in forma adeguata tutti i documenti richiesti per le scritture contabili.

Il grado di responsabilità di ciascuna parte deve necessariamente essere stipulato oralmente e registrato nei documenti. Questa sarà la chiave per una cooperazione di successo.

Regola 3. Stabilire scadenze chiare

Insieme a un rappresentante di un'organizzazione di outsourcing, è necessario determinare quando uno specialista verrà a te per i documenti necessari, quando ti verranno fornite informazioni sulla presentazione di rapporti all'autorità fiscale, quando effettuerai un audit sul campo. E altri momenti lavorativi.

Nel contratto è necessario indicare tutti i termini, la frequenza e la durata delle riunioni, delle teleconferenze e delle riunioni, alle quali parteciperà un rappresentante della società di outsourcing. Tale pianificazione aiuterà a evitare le polemiche e renderà la cooperazione più produttiva possibile.

Regola 4. Apprezzo il contributo di ogni specialista.

E, naturalmente, rispettare il lavoro dei dipendenti. Le società di outsourcing si specializzano nel loro campo e solo in esso. Impiegano professionisti nel loro campo, che accumulano esperienza per anni, migliorano costantemente il loro livello professionale e seguono tutte le innovazioni legislative.

Gli specialisti che lavoreranno con te dovranno approfondire le specifiche della tua attività e in ogni azienda ne avrà le sue. Pertanto, un professionista in ogni caso svolge un lavoro più esteso di quanto previsto dal contratto.

Come costruisci l'interazione con l'esecutore e questa sarà la collaborazione. E la base della cooperazione ai massimi livelli è proprio il rispetto reciproco e la fiducia.

Ulteriori informazioni sull'argomento sono disponibili nell'articolo "Personnel Outsourcing".

7. Conclusione

Riassumiamo. I servizi di contabilità in outsourcing si stanno attivamente sviluppando nel nostro paese. Con una chiara valutazione della tua azienda e il giusto approccio, ti aiuterà a risparmiare un sacco di soldi e ti offrirà un'ulteriore opportunità per concentrare tutti i tuoi sforzi sul tuo core business.

Cari amici! Utilizza diverse opportunità per promuovere la tua azienda. Il team del nostro sito ti augura prosperità, aumenta i profitti e il successo negli affari! Stiamo aspettando i vostri commenti, valutazioni e suggerimenti.